Powierzanie administracji kadrowej i płacowej firmie zewnętrznej to coraz częściej stosowany zabieg przez polskie przedsiębiorstwa. Jednak wybór odpowiedniego usługodawcy to nie lada wyzwanie. Od tego zależy poprawne funkcjonowanie firmy i jej sprawy formalne.
Zanim konkretna firma zdecyduje się na usługi kadrowe oraz płacowe, powinna przeprowadzić dobrą analizę rynku, aby ustrzec się przed pewnymi błędami. Chodzi tu przecież o zarządzanie dokumentami i danymi, które mają duże znaczenie dla firmy. W skrajnych przypadkach może to nawet wiązać się z niekontrolowanym wyciekiem danych osobowych i innych informacji na zewnątrz firmy. Outsourcing ma jednak wiele zalet. Zlecenie administracji innej jednostce na pewno zredukuje stałe koszty, które ponosi przedsiębiorstwo. Pomoże też uwolnić pracowników od wielu absorbujących czynności i skoncentrować się na właściwych zadaniach. Posiadając taką wiedzę, decyzja o zleceniu administracji kadrowo-płacowej powinna być podjęta bardzo rozważnie i w oparciu o rzetelny research.
Taniej nie znaczy lepiej
Wiele firm stara się przyciągać klientów niską ceną. Ta jednak nie zawsze idzie w parze z jakością usług. Czasami też atrakcyjne ceny mogą być tak naprawdę obciążone kosztami ukrytymi, które wyrównują ostateczną kwotę do opłacalnej dla firmy usługowej. Wybierając firmę outsourcingową warto sprawdzić czy ustalona cena nie zmieni się w ciągu trwania umowy, jaki jest faktyczny koszt naliczania wynagrodzeń oraz modyfikacji zakresu świadczeń i inne pozycje, które są istotne dla przedsiębiorstwa.
Odpowiedzialność
Usługi kadrowe i płacowe wiążą się z dużą odpowiedzialnością. Jako przedsiębiorca mamy prawo zapytać kto będzie odpowiadał za ewentualne nieprawidłowości i jak szybko będą one wyjaśnione i usunięte. Warto też zasięgnąć rady prawnika, który rozjaśni nam niezrozumiałe zapisy umowy. Dobrym zabezpieczeniem jest utworzenie specjalnej klauzuli w umowie, która będzie nakładała kary za niewystarczające wywiązanie się z obowiązków.
Doświadczenie
Nawet niewielka firma może mieć długoletnie doświadczenie. Warto zatem dokładnie sprawdzić z kim wcześniej współpracowała oraz (jeśli to możliwe) zasięgnąć opinii innych klientów. Koniecznie trzeba również sprawdzić jakie rozwiązania dana firma stosuje w swojej pracy (np. dostęp do dokumentacji przez internet, elektroniczne raporty itp.). Firma świadcząca usługi kadrowe i płacowe musi być na bieżąco z wymogami prawnymi.
Polecenie
Możemy poprosić firmę o udostępnienie listy ich dotychczasowych klientów i próbować nawiązać kontakt z wybranymi. W ten sposób dowiemy się jak przebiegała współpraca, jakie są zalety firmy i czego warto pilnować.
Promocja w internecie
Reklama małego biznesu niekoniecznie musi pociągać za sobą nakłady finansowe. Często można ograniczyć się nawet do kilkuset złotych miesięcznie – im większy biznes, tym mniejszy jest to procent udziału w całym budżecie firmy. Najważniejsze to potrafić dostrzec i wykorzystać potencjał pewnych narzędzi. Największym z nich są portale społecznościowe, które mają ogromną moc. Dotyczy to zarówno reklamy, jak i czarnego PR-u, dlatego trzeba również wiedzieć, jak umiejętnie posługiwać się tym narzędziem. Ogromny potencjał leży także w przeglądarkach oraz usługach geolokacyjnych.
