Dzisiejsza praca niestety, ale wymaga od nas bardzo dużego poświęcenia i często musimy liczyć się z tym, że praca będzie wiązała się z mniejszą ilością czasu osobistego. Bez względu na to, czy jesteśmy przedsiębiorcami czy też pracujemy w profesjonalnej korporacji.
Na e-maile musimy odpowiadać przez całą dobę, do tego odbierać połączenia czy nawet realizować projekty na długo po tym jak już opuścimy nasze biuro. Dzięki takiej pracy wiele osób osiąga sukces, jednak czasem taki tryb życia prowadzi do wypalenia się i coraz większego zniechęcenia pracą, którą się wykonuje. Dlatego też warto nauczyć się dobrze wykorzystywać każdą godzinę pracy. Jak więc zaplanować efektywnie czas, który spędzamy w biurze, tak by dać z siebie jak najwięcej? Istnieje na to kilka sposób.
ELASTYCZNY PLAN NA KAŻDY DZIEŃ
W każdym naszym dniu pojawiają się schematyczne działania, które musimy wykonać, warto mieć je spisane w jednym miejscu i wykonać na samym początku dnia oraz zastanowić się co jeszcze dzisiaj powinniśmy wykonać, by nie przekładać znowu czegoś w czasie. Warto jednak zaplanować te dodatkowe czynności na samym początku dnia i spędzić dzień dokładnie z listą zadań.
Jeśli czujesz, że zaczynasz się trochę rozkojarzony, a do tego nie kończysz jednaj rzeczy i zaczynasz robić kolejną, spróbuj świadomie wrócić do pierwszej czynności, dokończyć ją, a dopiero później zabierać się za kolejne. Ważne jest jednak, by plan nie był sztywny i można było go w razie potrzebny modyfikować i przystosować do nowej sytuacji. Bardzo ważne jest, aby znaleźć sposób na takie sytuacje, ponieważ zdarza się, że pojawiają się w naszym życiu niespodziewanie i tym samym nie możemy pozwolić sobie na to, by przez cały dzień działać nieefektywnie.
USTAL PRIORYTET ZADAŃ
Szczególnie w przypadku spotkań biznesowych bardzo ważne jest, by ustalić ich priorytet. Pełny kalendarz oraz wiele spotkań jest charakterystyczny dla osoby, która solidnie wykonuje swoją pracę i jest efektywna w swoim działaniu. W praktyce pokazuje to jednak, że wielu pracowników bywa na spotkaniach, ale jest na nich nieefektywna lub dociera tylko na ok 36% spotkań, ponieważ zaplanuje sobie zbyt wiele spotkań, które niestety ale się przeciągają i tym samym nie jest w stanie dotrzeć na kolejne spotkanie. To wpływa bardzo znacząco na efektywność działań firmy. Pytanie jednak skąd mamy wiedzieć, które spotkania są faktycznie dla nas bardzo ważne, a które możemy najzwyczajniej w świecie odrzucić?
Zdaniem fachowca, Collinsa, jeśli możemy sobie pozwolić na zawieszenie innych priorytetów, wtedy powinniśmy pójść na spotkanie, jeśli jednak nie mamy takie komfortu i wiemy, że jeśli pójdziemy na spotkanie, zawalimy inne projekty, wtedy nasza obecność na spotkaniu nie jest obowiązkowa. Jeśli jest to zebranie firmowe, może istnieje możliwość wysłania współpracownika? Jeśli spotkanie dotyczy pracy w zespole i wiesz, że musisz na nim być wtedy warto porozmawiać z ludźmi na temat przesunięcia terminu tego zebrania.
WIELOZADANIOWOŚCI MÓWIMY NIE
Nauka potwierdza, że wielozadaniowość nie jest dobrą sprawą i pokazuje, że jednak nie działamy wtedy zbyt efektywnie. Podczas pracy nad kilkoma projektami ludzie często mają problem z szybkim przejściem z jednego projektu do drugiego, co staje się znacznie dłuższym procesem i zamiast wykorzystać ten czas na dokończenie jednego projektu, to tworzą oba dwa razy dłużej. Łatwiej też się wtedy rozproszyć. Zdaniem naukowców, rozproszonej osobie zajmuje aż 25 minut, aby powrócić do pierwotnego zadania. Dlatego też warto ukierunkować się jednotorowo, jeśli chcemy mieć efektywny dzień.
Wielozadaniowość sprawia, że mamy poczucie, że dużo wykonujemy, jednak po faktycznym przeliczeniu wszystkiego okazuje się, że poświęcamy na zadania znacznie więcej czasu, niż jakbyśmy zajęli się tylko jednym projektem. Dlatego też warto zaznaczać w kalendarzu termin ostateczny oraz informować o nim naszych współpracowników.
Dobrym sposobem może się okazać także praca poprzez odpowiednie przerwy. Wyznaczamy sobie czas po jakim robimy np. 10 minutową przerwę i określamy ile pracy w tym czasie mamy wykonać.
